專案進度表怎麼做？有效掌握專案時程的甘特圖範例

2022年12月29日上午 11:14

職場

專案管理就是針對一個既定的目標，進行時程、預算及執行的控管，其中時程的控管是很重要的，每一個PM都應該要擁有一張專案進度表。專案中的各個項目可能環環相扣，A項目落後了就會影響到B項目的進程，另外每週、每月在跟主管、老闆報告專案時，時程也是常常被問起的，如果有一張專案進度表可以隨時監控進度，就算在電梯口遇到老闆隨口問進度，也能完美回答。

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什麼是專案進度表？

專案進度表就是幫助我們掌控專案中每一個項目的時程。簡單來說明，一個專案的進行，短期可能3個月，長則可能會花到1~2年，甚至更長。因此要達成專案目標的過程必須要完成很多大、小項目，其中包含自己與跨部門的合作，這些項目的起始點和結束點必須要被掌握，否則專案就會因為某個卡點而全盤皆輸。

就像是一支軍隊，如果任務是三天內要攻入一座堡壘，指揮官就必須在有限時間內做出計畫，幾點整裝待發、什麼時候要完成補給、中間共休息幾次在哪裡休息等等，每一個環節都要有精確的時間，最終才能完成任務。

當過PM的人都知道，事情永遠不會依照你的安排來發生，那要專案進度表有什麼用呢？專案進度表的重要性就在於，你能透過專案進度表，知道怎麼根據進度調配時間，有些無法調整的項目可能就要啟動替代方案，可以調整的項目就能重新調整完成的時間。

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專案進度表的3大架構

要完成專案進度表，首先要先為你的專案展開3個大架構。

架構1 - 專案項目：要完成目標，有多少個項目必須要做呢？例如我要舉辦一個歌唱比賽，那麼我的項目可能有，專案團隊確立、歌唱主題設定、活動規則設定、報名表設計、報名時間、場地租借、設備租借、評審老師邀請......，把所有的項目展開，簡單的說，要完成目標你要做多少事情，通通把它寫出來。
架構2 - 專案項目時間：已經把項目羅列出來後，接著就是時間，幾號到幾號，共幾天時間可以完成A項目，把要做的事情拉出來後，也把時間控管上去。
架構3 - 負責人：既然有這麼多事情，而且時間有限，那麼負責人、負責部門又是誰呢？有些事情可以掌握在PM自己手上，有些是其他人、其他單位共同協助，負責人也應該要在專案進度表上出現。

如果專案過於龐大與複雜，專案進度表也可做成階層式，大項目一張，下面小項目各自展開成其他張。例如公司要做數位轉型，公司所有的系統，包含產品入庫系統、財務系統、內容系統等都要打造，那麼總PM手上應該掌握一張所有系統的專案進度表，而各系統PM則管理自己負責的系統的專案進度表，透過工具或是固定會議的對接，來進行調整與專案的推動。

專案進度表範例：使用 Google 線上 Excel ，3個步驟完成甘特圖

最常用來作為管理專案進度表的就是甘特圖。甘特圖是美國機械工程師和管理學家亨利·羅倫斯·甘特(Henry Laurence Gantt)在1910年發展出來的，當初是用於胡佛水壩等大型建設的時程管理上，現在幾乎所有的專案進度表都會使用甘特圖來進行時程的控管。

那該怎麼畫出甘特圖呢？現在市面上的專案管理工具幾乎都有內建這個功能，只要把專案細項和時間建立好，就能跑出甘特圖。如果是使用免費版本，或是想先試試看甘特圖，不想購買軟體的人，可以使用 Google 線上的 Excel 工具，3個步驟就能幫你建立好用的甘特圖。

步驟1：建立好你的工作細項表

欄位必須包含，工作項目、起始時間、結束時間。這三個項目是絕對必須的項目，才能知道這項工作起始和結束日是什麼時候。

其他輔助欄位舉例如：工作天數、工作的細項說明、負責人等等。幫助自己在控管專案的時候可以更快速方便。

步驟2：選擇插入「時間軸」，甘特圖一鍵擁有

接著在上方工具列的「插入」，選擇「時間軸」，並選擇表格範圍，按下「確定」，時間軸就會出現在Excel表的第二個sheet，如果不做任何調整，基本上甘特圖已經完成。若專案的時程和時間有任何的異動，也只需要在第一個表格上做調整，時間軸就會跟著變動。

步驟3：微調甘特圖，讓專案進度表更實用！

專案時程表最重要的是項目、時間和負責人，傳統甘特圖最讓人詬病的缺點就是看不到負責人，但是經過時代與科技的進化，所有的專案管理工具都能加入負責人的欄目了。Google 的線上 Excel也同樣能夠做到。

只需要進到時間軸的畫面，並點選齒輪「設定」，就夠調整，用不同維度去看專案進度表。例如剛剛提到的負責人，我們就可以利用「卡片顏色」來標示負責人，例如PM就是粉紅色、工程部同事就是黃色，以此類推。

另外，也可以利用「資訊卡詳細資料」去做更多的變化，選擇你原始表格中的所有欄位，例如想標示負責人也可以，或是標示工作的天數，甚至想要出現詳細說明都能隨心所欲的調整。

還有「資訊卡群組」這個欄位就是幫助PM想要用什麼維度去管理專案。如果想要用項目，那就可以依據項目做群組，也能夠以負責人分群組，就能快速了解每一個人手上的項目，在哪一個時間點必須完成。

另外上方的時間，也能讓你用「日」、「週」、「月」等維度去展開看專案的微觀和巨觀的狀況。目前「時間軸」的功能並非所有的版本都支援，另外透過「長條圖」的方式，作法稍微複雜，但是也能達成同樣的目的>>用Excel長條圖做甘特圖。

使用專案進度表的4大原則

使用專案進度表來控管專案很重要，但是仍有3大原則要把握，不然專案控管表反而會變成專案的負累。

原則1：確實展開

既然要用專案進度表來控管專案，那麼每一個細項都要確實展開，並落下時程與負責人。不要因為某些項目時間短就選擇省略，因為專案進度表雖然是PM來負責，但是很多人會看這張表格來工作，因此該有的項目都應該要羅列上去。

原則2：充分溝通

專案進度表在製作之前，記得要跟所有相關的人員進行充分的溝通，並非直接在上面壓上時間，要求對方完成。如果真的時間不足，那也要與負責的單位進行溝通，是否有什麼樣的變通方式來達到目的。如果事前沒有進行充分的溝通，這張專案進度表反而會變成紛爭的導火線。

原則3：不要為了專案進度表而專案進度表

每個產業、企業專案管理的方式、工具都略有不同，專案進度表不等於甘特圖，只要能夠掌握時程、進度的就可以。有部分PM為了有漂亮的甘特圖、或是把工作填滿在專案工具上，反而花了大量的時間在「製作」專案進度表上，這樣就本末倒置了。

原則4：清楚且透明

專案企劃表除了PM自己看，也要讓偕同單位一起看。清楚透明的專案企劃表，也能幫助其他負責人或是單位，了解自己的任務與時程。在正確的時間做應該做的事情，也不會出現「上次開會不是說這個不要做了！」等等的誤會，透過這樣表格，大家都能確認自己該執行的工作。

做一個好PM，要讓專案進度表成為你的好朋友，跨部門溝通的工具，不要被它束縛了！善用管理工具，幫助自己在專案管理的路上走得更穩、更順，也能收穫更多、成長更多。

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