專案管理是什麼？你適合當PM嗎？一篇看懂專案管理流程、管理工具！

專案管理是什麼？

簡單來說，專案管理就是針對一個既定的目標，進行時程、預算及執行的控管，最後實現所設定的指標或是目標。現在幾乎所有的公司都需要專案管理的人才，因為當公司有特殊專案、或是需要進行轉型，需要小型實驗等等，就會以專案的形式處理，甚至越來越的企業，會常設專案管理的人才，協助企業內部許多大型專案的推動及知識內容的留存。

為什麼需要專案管理？專案管理的5大好處

打開求職網站，需求PM、專案經理等專案管理人才的企業越來越多，明明已經有常規部門，為什麼還這麼大量的需要專案管理人呢！其實透過專案管理可以協助企業找到更多成功模式，並加以複製，又不用投入整個部門的資源，又或是這個案子不屬於任何一個部門的責任範圍，但是需要各部門的合作，因此透過專案的方式進行，讓原本互踢皮球的專案動起來。

專業PM這樣做>>專案管理實戰：搞定難題，讓專案成功的14堂課

專案管理好處1：不斷實驗，以小專案換取大成功

例如現在很多企業都想要數位轉型，但是如果一次讓幾百人、幾千人的組織一次做翻轉，中途會遭遇很多阻礙，例如不想變動、害怕轉換的主管與同仁，以及如果失敗，成本或過於高昂，因此可能會透過一個專案小組先來做實驗，並定時展現成果，透過專案的成功，奠基轉型基礎，也讓更多高階主管放心，透過小實驗換取最終的大成功。

專案管理好處2：對準目標，清晰、可監控的計畫

專案管理好處之一，就是能對準目標，建立清晰、可監控的計畫。整個專案可能會被拆分成多個小專案，每一個代辦事項都有時間的截點，並且有專門的人做控管，只要一發生問題，就很容易被快速處理。

專案管理好處3：明確的分工，每個成員都有清楚的指標

當專案的團隊成員被挑選出後，針對專案任務都會有明確的分工，每一個成員也都會有清楚指標要對齊，在定時檢視專案時，哪一個部分被延遲、發生問題，也都能找到相對應的負責同仁。

專案管理好處4：系統性的管理，有效分配資源

專案管理透過系統性的管理，除了時程、團隊外，還能有效的去做資源的管理和分配，在有限的預算、人力下，做出最適合的決定。

專案管理好處5：部門間的通聯網，發揮組織綜效

許多新事業、新轉換可能需要部門與部門之間的合作才有可能成功，但是部門有自己的目標正在衝刺，這樣的目標就會被放到很後面的順位。因此透過專案的啟動，串起不同部門的資源，發揮整個組織的綜效。

常見的二大專案管理模式：「瀑布式」與「敏捷式」專案管理

由上到下的瀑布式專案管理與不斷迭代更替敏捷式的專案管理是最常見的兩種方式，兩種方式並沒有高下優劣，而是適用於不同的產業與專案。

瀑布式的專案管理

這種管理方式就跟它的名稱一樣，是一種由上到下的方式，專案初始就建立好所有的指標與目標，以及每一個工作項目，整個專案完成才做發布或推出。這樣的管理模式會花較多的時間在前期的設計與規劃，這樣的模式非常適合建案、機具的生產等等，必須完成A部分才能繼續完成B部分。

• 優點：按部就班，資源、時間、人員的控管都能做到非常的精確。

• 缺點：在快速更迭的世代，這樣的商模、或是設計，在建立的途中，競爭對手搶先推出時，就比較難做快速的變動。

敏捷式的專案管理

這是近代非常流行的專案管理模式，讓整個團隊成員擁有自主權，用小步快跑、快速迭代的方式去做專案管理，敏捷擁抱改變，因此會把大目標拆成很多小專案，一個小專案完成就上線、推，測試市場的接受度，然後進行修改，非常適合軟體開發、創新商業模式的團隊使用。

• 優點：快速迭代，隨著市場變化，快速做出修正反應。

• 缺點：敏捷式管理的專案經理需要夠專業、夠資深，才不會在快速改變下偏離主要目標，敏捷式的成本稍微較高，負擔較多臨時修改與變動。

敏捷這樣用最有效>>高效產出：突破資源限制的敏捷管理術

瀑布式與敏捷式就如一開頭所說，沒有好與壞，找到最適合自己的模式最重要。現在也有很多企業會採取混和式專案管理，以瀑布式確保專案目標，但是部分專案以敏捷式去做快速測試。

專案管理的5大基本流程

無論選擇哪一種專案管理方式，基本上都會用到這5大流程，來確保專案進行的方向與目標。

1. 啟動 - 定義專案範圍，確認專案目標

2. 規劃 - 提出專案規劃與設計，組織專案成員

3. 執行 - 資源配置與整合、跨部門溝通、細項工作執行

4. 控管 - 掌握專案完成度、時間、資源、預算

5. 結案 - KPI、指標的檢討、知識的萃取與整理

舉例來說，假設某旅遊公司想要做數位轉型，希望透過一個專案來先形成一個成功模型。啟動時就必須確認，這個專案要達成的是「機票類的產品」要完成全自動的串接與派票，並非所有的票券，只侷限在機票類來確認專案的目標。

接著必須組織專案的成員，並規劃出專案達成的方法、時間，以及確認預算。接著就進到執行的階段，必須跟負責國內、外機票的部門、IT部門等進行專案的溝通等等，並嚴格控管專案的時程、預算，最後專案結案時，要能檢討整個專案的的指標是否達成，在過程中所有的文件、知識要能系統性的歸檔與整理，未來能擴大到整個公司數位化的運用。

推薦好用的7個專案管理工具

推薦1：Asana

這個軟體是由Facebook共同創辦人達斯廷．莫斯科維茨（Dustin Moskovitz）所設計，不僅能讓負責人派發任務，也能讓一個任務連結多個專案，方便看見任務的工作全貌。

推薦2：Jira Jira

是Tesla、NASA等企業愛用的專案管理軟體，他的專業度、整合力、靈活度更高，但是缺點是使用者必須要有一點IT相關背景，否則較難入手。

推薦3：Zenkit

Zenkit的愛用者想必都是被他的心智圖功能圈粉，Zenkit集工作清單、表格、日曆和心智圖於一身，非常適合作為專案發想、管理的工具，FedEx、Walmart、Microsoft等大型企業都是她的愛用者。

推薦4：TeamGantt

許多專案管理人離不開的就是甘特圖，能很好的控管時間和任務。TeamGantt強大的部分就是他的甘特圖功能，在搭配TeamGantt內建的待辦清單和行事曆，也是一個很好上手的專案管理工具。

推薦5：Trello

Trello是一款比較視覺式的專案管理工具，整體很像是一個大的看板，裡面貼滿了很多任務卡片，透過關鍵字的設定等，可以排出那些任務必須優先處理等，也能相互指派任務，很適合團隊一起使用。

推薦6：MeisterTask

這款是由知名心智圖軟體公司MindMeister所開發的專案管理工具，當然最強的功能就是結合心智圖，可以讓團隊從心智圖開始做發想，搭配內建的時程管理工具，讓腦力激盪到執行都能在一套系統內中完成。

推薦7：Slack

專案管理除了專案的進程控管，最重要的還有團隊、跨團隊的溝通，Slack就是一個結合通訊軟體的溝通系統，可以進行任務的指派、各種專案的訊息分流、討論追蹤等等，系統性的整理所有的溝通串。

好文推薦>>高效率的5大專案管理工具：優缺點比較，選擇最適合你的專案助手！

我適合當PM嗎？專案經理的5大特質

上述介紹了這麼多專案管理的內容、流程和工具，那麼到底自己適不適合當PM來做一個專案管理者呢？雖然不同產業、企業對於專案經理人的要求與需求都不盡相同，但是以下5項是必要特質，擁有這樣的潛質，當起PM想必更能快速進入狀況。

特質1 - 解決問題的能力：PM很大的功能就是「發現」並解決「專案」中遇到的各種問題。如果你喜歡做有固定SOP的工作，那麼專案經理就不適合你。

遇到問題這樣做>>BCG問題解決力：15堂課全面掌握高效工作法

特質2 - 跨部門、團隊的溝通能力：PM的工作很大一部分其實就是溝通再溝通，很多資源都不握在自己手上，希望多個部門一起協做時，唯一的方法就是溝通。

特質3 - 能處理複雜且多元事情的能力：許多專案管理者無法像專業工作者一樣，只針對某一個專業不斷的前進，例如如果是活動的PM，可能同時要處理來賓、表演者、場地、時程表、預算......的問題，而且很可能發生在同一時間。

特質4 - 強大的時間觀念：專案很重要的元素之一就是時間，要讓專案能在進程之中，身為專案管理者，時間觀念必須跨越自身，還要能預判、控管協作單位的時間，才能讓整個專案在表定時間內完成。

特質5 - 心理素質強大： 許多PM在做專案管理時，他的團隊成員可能來自各個部門的任務調派，也就是他沒有實際的指揮權，甚至在做溝通時，還要備受部門主管的質疑與不滿，因此從專案團隊內，到團隊外，都必須有強大的心理素質做支撐，才能幫助專案持續運作。

無論你現在就是一個專案經理，或是PM是你未來想要成為的職場角色，現在就開始鍛鍊自己的基本特質，以及選擇最適合你的工具，幫助你管理專案的流程，在專案中不斷創造small win，來幫助自己和老闆對專案增加信心及投資，讓專案最終漂亮結案。