高效率的5大專案管理工具：優缺點比較，選擇最適合你的專案助手！

為什麼需要專案管理？

在一個組織裏面，已經有常設的部門，為什麼還需要專案管理呢？現在越來越多的企業需要專案管理人才，並常設專案管理的部門，甚至把部門的工作也做專案式管理。原因就在於，能透過這樣的管理，在設定的時間、預算與人力，去達成目標，這樣的方式也能變成小型實驗，測試新的營運模式等。

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專案管理工具是什麼？管理工具的5大優點

要把專案管理好並不容易，人員、時間、成本、每一個工作細項，專案越大要管理的東西就越複雜，因此有好的專案管理工具，就能幫助專案經理事半功倍。

現在坊間有許多專案管理工具，裡面的功能各自有強項，適合不同的業態，但是基本上都會有時間軸，也就是甘特圖、工作細項、行事曆、共同編修等功能，協助專案PM可以快速掌握，目前專案成員每一個人的工作量，工作的細項是否在時間軸上，後續的流程還有什麼，同時也幫助專案成員，確實理解自己的工作，最終完成專案時，所有的專案文件、流程等都可以在工具上被查找，再次啟動新專案的時候，也能有舊案資料備查。

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專案管理工具的5大優點

優點1：建立專案藍圖

當一個專案要成立時，專案的藍圖是很重要的，可以透過專案管理工具中的心智圖功能來協助自己、團隊建立專案藍圖，也就是這個專案要完成什麼工作，最後達成什麼目的，或是驗證什麼指標等，抑或是使用里程碑等功能去建立，每一階段要完成的里程碑。

優點2：拆解計畫

專案無論大小，都必須被拆解，才會知道有多少事情要做，有多少細節要關注，有多少人、部門需要溝通。因此好的專案管理工具，也能協助大家把大專案拆解成小專案，再拆解成細項，並能標註、派發給專屬的負責人。當每一個小工作都能如實完成，才能成就整個大專案。

優點3：時間軸明確

「在對的時間做對的事情！」這個在專案管理中也是至關重要，就跟一個大秀的節目表一樣，只要有人沒有在對的時間把事情做到位，就會毀了一場精采的秀，因此專案管理工具中，也能自動產出時間軸或是甘特圖，讓秀導也就是專案PM，能掌握這個專案，現在這個時間點應該要讓專案跑到哪裡，哪些事情落後了要加快腳步，那些準備要起跑。

優點4：多人協作

做專案最忌「眾人皆醉我獨醒」，只有專案經理知道發生什麼事情，那只會累死自己。在多人協作的時代，專案管理工具也能幫助專案小組，甚至跨部門的協作，變得更容易、更有效率。現在市面上很多專案管理工具都能達成多人協作，甚至用最簡單的 Google 雲端的Excel，一樣也有這樣的功能，大家在同一個工作平面上做事情，就能降低認知落差造成的工作摩擦。

優點5：知識萃取與資料留存

許多企業專案管理最大的問題，就在於資料的留存與整合，現在的專案管理工具，因為都是模組化的功能，因此資料的留存也變得較有規則。後續再展開新的專案，也能輕鬆找到上次的資料來做參考，並做到讓專案更為優化。

5個好用的專案管理工具推薦：Asana、Jira、Trello

推薦1：Asana

• 收費方式：3 個階段，包含免費（Basic）、10.99 美金（Premium）、24.99 美金（Business）

• 介面語言：繁體中文、英文

• 優點特色：在Basic，也就是免費的模式下，可以支援15個人共同協作，組成團隊成員，每一個成員都可以建立自己的工作清單，也可以由負責人建立後派任給成員。同時也有任務的清單、看板、行事曆等，讓每一個人都能很清楚自己的主要的工作項目和協作的工作項目。付費模式能開啟專案集和報告等的功能，能更精確的掌握專案的時程，甚至是同時看到多個專案的進程，以及資源、人力分布的狀況。也有時間軸功能、提升效率的任務規則設定，適合複雜型專案管理、不同團隊的共同協作。

• 適用對象：這款工具推薦給要作團隊管理、團隊專案管理的人使用，能夠很好的作工作和人力的配置。很棒的是他還有支援繁體中文，入門非常輕鬆。

推薦2：Jira

• 收費方式：4 個階段，包含免費（Basic）、7.75美金(Standard)、15.25 美金（Premium）、特殊計價（Enterprise）

• 介面語言：簡體中文、英文

• 優點特色：「Scrum Board」和「Kanban Board」的功能，讓專案工作列表條理分明，同時也有時間軸的功能，讓整個專案的時程可以很清楚的呈現，也能使用他的卡片功能，靈活的去移動卡片任務，幫助敏捷開發快速迭代。Jira的即時儀表板也能動態產出相關的數據、圖表等報告，幫助掌握專案狀態。不過有兩個小缺點要注意，一個是他只支援簡體中文，另外一塊是他的操作難度比較高，需要有IT或是相關背景的團隊從旁協助會比較好入手，但是這也是他的另外一個優點，他的靈活度更高，適合協助複雜組織或是更複雜度高的專案，因此也受到Tesla和Nasa等大型企業的愛用。

• 適用對象：Jira非常適合敏捷管理法的團隊使用，他擁有強大的「Scrum Board」幫助把大專案拆解成多個執行方案，以及「Kanban Board」，讓每一個人的工作流程都很清楚的被看見。

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推薦3：Zenkit

• 收費方式：4 個階段，包含個人版免費（Personal）、Plus、Business、和特殊計價(Enterprise)，每一個功能都可以個別採購，可以跟各人或是團隊需求做加購。

• 介面語言：繁體中文、英文

• 優點特色：Zenkit常常拿來和Asana比較，因為這兩個都是相對好入門的專案管理工具，也支援繁體中文。如果是需要心智圖(Mindmap)的專案管理者，Zenkit就很適合你，心智圖又稱為思維導圖，很適合作為專案的腦力激盪、收斂、歸納等，也很適合作為專案大藍圖，這也是Zenkit為人稱道的部分。另外，專案常用的行事曆、看板、甘特圖等也一應具全，此外，Zenkit也有多個欄位去紀錄專案中會用到的任務或資料，幫助專案經理或是使用者有更好、更清晰的分類。另外Zenkit也能記錄任務預估和實際完成的時間，可以做為優化、或是調整後續任務的依據。

• 適用對象：需要心智圖做發想、收斂、展開的團隊，非常適合使用。

推薦4：TeamGantt

• 收費方式：4 個階段，包含個人版免費（Personal）、Plus、Business、和特殊計價(Enterprise)，每一個功能都可以個別採購，可以根據個人或是團隊需求做加購。

• 介面語言：繁體中文、英文

• 優點特色：從名字上就可以知道，他是一個強大的甘特圖工具。專案管理很重要的就在於每一個任務的時程，因此TeamGantt的強項不只可以列出所有的任務的時程，還能設置里程碑，因此還能看到每一個任務的進度百分比。另外，專案的任務有的可以各自執行，並不相互牽連，但是有的卻必須完成A才能進行B，因此TeamGantt也貼心的設想到這點，讓任務可以相互關聯，方便管理者能更清楚的知道任務之間的關係。TeamGantt也支援團隊協作，不過免費版本目前只支援3位。

• 適用對象：工程、系統等開發，推薦給超重時程管理的團隊。

推薦5：Trello

• 收費方式：4 個階段，包含免費（Free）、台幣 $329 (Basic)、台幣 $659 (Standard)、台幣 $1299 (Professional)

• 介面語言：繁體中文、英文

• 優點特色：如果我不是一個很有時間概念的人怎麼做專案管理？Trello就是一個幫助無法理清時間的人的專案管理工具，主要使用「看板」的概念，就像是一張一張的便利貼，貼在白板上一樣，卡片功能就是便利貼，可以貼上一個「想法」、「待辦事項」，並且把卡片分類成，待執行、執行中和完成，也能把卡片指派給成員，團隊就能透過待辦清單去執行任務。功能中也包含給予卡片標籤，去標示「緊急」、「例行」等等，幫助大家判別任務的輕重緩急。當然，Trello也支援多種檢視方式，幫助大家把時間軸建立起來，包含「行事曆」、「時間軸」等。同時支援APP，所以當你被指派任務、任務即將要到期等，都可以收到APP的推播通知，等於擁有一個小助理。

• 適用對象：適合事情多、紛雜、碎片的專案管理人；組織龐大、多單位一同參與的專案團隊也適合。

2個推薦的免費專案管理工具

推薦1：Excel

只要公司有配備office、或是註冊一個Google帳號，就會享有Google雲端硬碟的服務，那麼Excel就會是標配的工具之一了，如果還沒想好要使用什麼專案管理工具，那麼Excel會是你的最佳選擇。

Excel擁有強大的運算能力，所以用於控制預算、時間等，或是用來進行一些活動排序、篩選等都是非常好用的。如果使用的是Google雲端的Excel也能開啟多人共編，也是一個很好的對接工具，如果使用的是高階的版本，也能直接使用「時間軸」功能，畫出甘特圖，就算沒有時間軸功能，長條圖也能達成同樣的效果。

同時，專案團隊成員，也能各自擁有一個sheet去控管自己的時程或是任務，大PM透過不同的sheet去掌握時程。當然Excel尚未擁有一般專案管理工具有的「指派」、「任務卡」這種貼心的功能，但是如果把運算功能好好發揮，他也不失為一個很棒的專案管理工具。

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推薦2：Slack

許多公司在用通訊軟體時會選擇Line、Whatsapp、或是Google Chat，但是用在專案管理上就有些不足了。當大家在一個對話框上七嘴八舌時，就很能好好專注在某一個話題，或是很容易誤解。Slack的好處就是能幫助大家在同一個群組裡面，但是開啟很多不同的對話串，讓每一個對話串就是一個主題，讓訊息更集中。

同時，Slack也支援串接多種外部的軟體，例如Google 雲端硬碟、Office 365等，也能發起視訊會議。不過小缺點就是免費版的訊息只能留存90天，如果是短期專案也許就很適合，如果是較為長期的專案，也能先試用再行付費。

導入專案管理工具的時機

專案管理工具無分好壞，最重要的是適不適合你和你的團隊，如果你習慣使用Excel，也許就不必一定要追求使用Asana，如果心智圖對你很重要，那Zenkit就很適合你，這些專案工具的好處都是擁有免費版本，可以先以一個小型專案做測試，適合再全面使用。

專案管理工具是你的專案小助手，不要為了使用看似厲害的工具，給自己過大的壓力，花很多時間在整理工具內的訊息、或是開設任務等等，反而失去了原有的意義。導入專案管理工具的最好時機，就是工具能實質幫助提升效率、工作品質的時候，希望大家都能找到自己稱手的專案管理工具，在專案經理的路上成長茁壯。

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