如何有效「橫向溝通」？掌握五個技巧，讓同級溝通變容易

比起「向上溝通」和「向下溝通」，「橫向溝通」經常被忽視，但是職場中橫向溝通的情境最多，發生的頻率也最高。向下溝通做得好，團隊也許能一起朝目標前進；向上溝通做得好，取得老闆的信任，更能支持你的願景和想法，但是若是忽略橫向溝通，可能會讓你的執行變得窒礙難行。

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「橫向溝通」是什麼？

說到「橫向溝通」，第一個反應可能就是跨部門的溝通，但是範疇比想像更大一些，橫向溝通是指在組織中同層級之間進行的溝通，而不是跨越不同等級的上下溝通，更簡單的說，橫向溝通可以分為兩個部分，部門內溝通與跨部門溝通。

從踏進公司的第一分鐘，協助你辦手續的人資，或是處理專案要報帳，必須和財務對接，甚至請問同事工作問題、發Email給同事等，這些都是在進行橫向溝通。所以千萬別小看橫向溝通，它其實佔了工作很大一個部分。

部門內的橫向溝通：好則團結，差則崩解！

「那個阿貞又跟阿澤吵架了！」、「是啊！他們老是僵持不下，我都不知道該怎麼做事情了！」在工作中，一定會經歷或是耳聞部門內部總是有紛爭，紛爭的源頭不一定是表面的簡單事件，而是經年累月的心結沒有解開，可能造成部門內變成兩隊人馬的內鬥，結果無論哪邊勝利，對公司都造成很大的內耗和工作的停滯。

因此主管在照看團隊的時候，也要特別注意部門內同仁的相處情況，彼此之間的溝通是否良好：一個內部橫向溝通很差的團隊，不僅工作效率會低下、出現惡性競爭、人員的離職率也會提高，甚至導致部門崩解；而擁有良好橫向溝通的團隊，會激發更多創意，自然產生團結的意識，更會出現良性競爭，讓整個部門生氣勃勃。

跨部門的橫向溝通：協調與合作的日常訓練

跨部門的橫向溝通，小從一張簡單的報帳單，大則需要不同團隊共同協做的專案管理，都會進行一場又一場的跨部門溝通。舉個例子來說，常常有新鮮人一開始接觸行政的事務，常常就拿著一張單子，走到財務或是人資的面前，一言不發的遞單子，顯而易見的結果就是被延遲處理，或是退單。但若能拿著單子走到別部門同事面前，打個招呼，簡單說明一下這張申請單的緣由，通常就能輕鬆過件。

就算是跟跨部門的同事討論一個簡單合作，甚至負責幫忙兩個部門協調會議時間等，都是在職場日常的協調與合作的訓練，能在這些小事情上處理的越有效率、越圓滿，就更有機會被主管看見，而拔擢到更高的職位。

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橫向溝通的重要性：與縱向溝通的差異

良好而有效的橫向溝通，能夠幫助推進工作或是大目標，整個組織或是事業體也才能運轉順利，否則縱向的溝通僅是上下都理解要做的事情，卻少了橫向溝通的彼此串聯幫助，將無法實現目標。

重要性1 - 促進共同目標的達成：橫向溝通可以幫助同事們更好地理解彼此的工作和責任，更好地協作，進而實現共同目標。尤其當部門之間是有流水線工作時，例如產品部與行銷部，如果彼此之間無法順暢溝通，做產品的只做產品，不理會行銷部給的市場回饋，同時行銷部也無法體諒產品部在某些功能上的極限等，就會造成部門對立，反而對組織是一種內耗與困擾。

重要性2 - 改進工作流程：橫向溝通可以幫助同事們更理解工作流程中的問題，進而提出改進建議，提高工作效率和品質。

重要性3 - 增進彼此的理解和協作：橫向溝通可以幫助同事們更好地了解彼此的思維和工作風格，進而提高彼此的信任和協作效率。

重要性4 - 解決問題和分享資訊：橫向溝通可以幫助同事們共同解決問題，分享資訊，避免重複工作和錯誤，提高整個組織的效率和成果。

重要性5 - 建立更強大的聯繫和合作：橫向溝通可以幫助同事們建立更強大的聯繫和合作，進而提高組織的凝聚力和競爭力。

怎麼進行橫向溝通？5個有效的橫向溝通方法

橫向溝通失敗、困難，原因通常會有資訊的不對等、雙方的利益有衝突、態度問題、或是對事情的見解不同，互不相讓因而造成衝突，因此善用下列5個方法，幫助自己在橫向溝通上，能夠更順暢。

方法1 - 找到彼此的雙贏目標

橫向溝通會失敗最常見的原因之一，就是兩個人就是彼此之間在意的東西不同，要達成的目標不同，因為大家會把重點放在自己的目標上，因此僵持不下。

例如，管理部希望大家樽節費用的支出，但是行銷部為了產品的銷售還是需要支出滿額的廣告費用，因此當同仁去報銷的時候就被管理部退單了。但是顯而易見兩者的目標並不相同，管理部是樽節，行銷部是業績銷售，如果都堅持原想法，行銷部永遠報銷不了廣告費用，而管理部會天天永無寧日，被行銷部的同仁煩著要簽單。

此事情要能有一個了結，必須找出兩者雙贏的目標，行銷部能夠好好與管理部，廣告費用因為銷售而無法減少，同時提出降低贈品費用的解方，就能讓整體的費用支出達成公司想要的樽節目標，就能解決兩個部門間的不理解與可能的衝突。

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方法2 - 建立固定的交流平台

「資訊不同通透、「資訊有落差」是另外一種造成橫向溝通失敗的原因。最常見的例子就是，當同仁A去找隔壁部門同仁B說：「請你幫我處理這個東西，你主管答應我了！」，但是同仁B會回答：「可是我主管沒有跟我說，所以我沒有辦法幫你處理。」這樣的狀況不僅會發生在跨部門溝通，甚至同一組內都有可能發生。

因此主管，或是同仁可以發起固定的交流時間和平台，譬如定期小組會議、專案會議。或是兩組人自主協作對焦，彌補資訊的落差，也能增進彼此的認識與感情，讓未來在合作上更沒有摩擦。

方法3 - 善用不同的溝通工具或是專案管理工具

承接上面的資訊不對等的情境外，常常還會伴隨「我沒有答應過這個」這種A說B幻想症，B指責A失憶症的問題。因此善用不同的溝通工具來幫助雙方記憶、對焦和管理也是很好的方法。可以使用Line、Whatsapp等溝通軟體，或是Email、甚至更全面的專案管理工具。

有時候一件事情溝通過很多次，大家的記憶可能停在不同次的交流會議上，因此有清楚的會議紀錄、或是溝通紀錄，甚至進城的紀錄，都能幫助大家快速站到同條線上討論事情，消彌人類記憶帶來的溝通摩擦。

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方法4 - 建立人脈網絡與良好的人際關係

當雙方都很陌生的狀態下，想要談成事情，甚至只是簽一張核銷單、或是申請文具，都有可能在橫向溝通中吃閉門羹，但是如果今天你帶著一個和窗口認識的同事一起過去，事情可能就會輕鬆很多，因此積攢在公司的人脈與建立良好的人際關係是很重要的。

多與不同部門的同事有良好的交流，就能在很多狀況下能相互幫忙。另外，要保持良好的人際關係，免得剛好得罪了某個窗口的好朋友，就不能怪別人對你雞蛋裡挑骨頭，一張簽核單要你跑個兩三次了。

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方法5 - 換位思考

搞懂對方在想什麼，你才有機會突破困境！為什麼我提這個需求，IT人員不願意接受？試著換位思考，如果你是IT，會不接受這個需求的原因是什麼？可能是現在沒有開發的動能、還是這個需求已經有人提過但不符合實際應用，或是這個功能已經有了，只是不是你提的使用邏輯？

當你能換位思考，一方面可以理解對方的情緒，也能慢慢問出真正的原因，接著思考下一步的作戰方法，怎麼突破對方的心防，或是和主管溝通來解題。如果是現在沒有開發動能的話，下一個Q有機會排上嗎？這個需求已經有人提過了，能否先了解過去的狀況；已經有這個功能了，那麼就先試用一下是否能了解使用邏輯，如果真的無法滿足需求也才能說出之間的差異，讓IT理解。

橫向溝通會有什麼優缺點？

橫向溝通為組織帶來有效率的溝通，但如果過於注重橫向溝通的確會出現一些缺點，要記得注意。

橫向溝通的優點

• 知識共享：橫向溝通可以幫助不同部門和成員之間共享信息和知識，以確保全體成員都有清晰的了解和掌握專案的狀況和目標。

• 增進協作：橫向溝通有助於增進協作，使不同部門和成員之間建立更密切的聯繫和關係，以便更有效地合作解決問題和完成任務。

• 促進創新：橫向溝通可以帶來不同的觀點和想法，這有助於促進創新和改進專案的方案和策略。

• 提高效率：橫向溝通可以減少重複工作和溝通不順暢的情況，有助於提高專案進度和效率。

橫向溝通的缺點

• 時間和成本：橫向溝通需要投入較大量時間和資源，包括安排會議、準備報告、討論等，這會比起上對下直接命令更花時間。

• 溝通不良：橫向溝通容易面臨許多溝通不順暢，因為不同部門和成員之間可能存在語言、文化和信任等問題，導致組織內外要花更多時間去協調與疏通。

• 協調困難導致人員離開：橫向溝通可能會導致協調困難，因為不同部門和成員之間可能存在競爭或利益衝突等問題，縱然最後主管出來調停，都有可能造成人員離開。

• 決策滯後：橫向溝通可能會導致決策滯後，因為需要經過多方協商和確認，而終致延遲專案的進度和成果。

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橫向溝通可能會遇到的阻礙

人生來就是不同的個體，在加上在同一個職場中難免會有利益、目標的衝突，加上橫向溝通更少了職階上的影響，大家都擁有決策權，同時也都不具備決策的權力，因此會遇到許多阻礙。

• 阻礙1 - 文化差異：不同部門、不同團隊之間存在著文化差異，可能導致溝通不暢、理解不清等問題。

• 阻礙2 - 資訊不對稱：某些部門或人員可能擁有關鍵信息，但未能及時分享或交流，導致決策效率低下。

• 阻礙3 - 態度問題：部分人員可能不願意主動參與溝通和協作，導致溝通效率低下。

• 阻礙4 - 目標不同：雙方要達成的目標不同，或是有利益的衝突，就會導致溝通無效，或是引燃對立與戰火。

• 阻礙5 - 隔閡問題：部門之間可能存在著隔閡，如職能分工、權力分配等問題，導致溝通不暢、合作困難等。

「橫向溝通」是每一個職場人都會遇到的問題，而且幾乎就是職場人的日常，有時候明明跟這個部門的窗口溝通順暢，只要換一個窗口一切都要重來，因此無處不是試煉。記得要善用5個方法，幫助自己在橫向溝通上更輕鬆、更有效率。

當你的「橫向溝通」順暢，工作效率自然會提高，工作表現也會跟著表現亮眼，比別人更有機會往上爬，因此千萬別輕忽「橫向溝通」這項職場人的必修課。