想改善SOP，為何不要馬上做？ 用這兩方法改變思維，才能有高效率！

今年我們公司輔導一家中小企業，在輔導前，訪談了總經理，才了解這家公司其實已經在某個領域，成為產業的佼佼者。但由於這個產業的成長已經逐漸趨緩，所以公司為了長期的經營，因此想切到半導體的生意，由於他們也想學習台積電的管理與工作方法，後來透過我們輔導的舊客戶牽線因而認識，展開了彼此的緣分。

在授課的過程中，發現很有趣的一個現象，這一群主管都很年輕，他們的素質也很好，都可堪稱是優秀的經理人，只是公司在過去幾乎沒有任何培訓，因此他們都非常珍惜這一次學習的機會。經過互動得知，他們想要在工作上提升效率，更渴望優化他們做事的標準作業程序（SOP） ，但苦無沒有具體的方法跟做法。

日前，我曾出版過《思維的良率》與《思維的製程》，內容就是在談台積電教我的高效工作法與管理進階法，我想萃取裡頭的概念試圖為這群經理人提供解方。在此，提供兩個實用的思維方法。

方法一：找到標竿，學他的思考方式

我想要改善做事的SOP，代表要更好，所以要先對標，比如說，我想要成為國際級的人才，我想要成為高效率的人才，我想要成為跨領域的人才，我想要成為跟我們公司的總經理一樣邏輯非常好的人才… 等等。人會因為有標竿，就會有一個清楚的目標與方向，你就會想辦法達成。

接下來就要針對你對標的方向，再往下繼續釐清，舉個例子，如果你想成為一個高效率的人才，你需要再思考看看，你身邊有沒有你值得效法的高效率人才，因為如果有一個很清楚的輪廓，你在學習上會比較有一個具象化的對象。

我記得當年我在台積電工作的時候，身旁的同事就好幾位，都是非常高效率的人才，做事迅速、產出結果的品質也非常好，常常我都會觀察他們在工作上，到底運用了哪些方法跟技巧，可以讓他們的工作那麼有高效率。而我常常都會不斷地請教他們，久而久之，我也學會了他們一些高效率的方法，例如：他們接到一個任務時，會先花一些時間在思考，不急著馬上去做，思考這個任務的目的是什麼？主管的期待是什麼？何時要完成？會有哪些資源可以使用，這些的思考都是在確保做對的事，而不是接到一個任務就馬上去執行，然後結果不是主管要的，做了重工，心情也低落。

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方法二：運用實事求事的方法跟工具

改善做事的SOP，最好的方法就是從現在開始，所有的問題分析與解決，都盡可能地善用邏輯，而架構邏輯最快、最好的方法，就是使用系統性的工具。

說個小故事，有一次我在一家企業幫主管上課，名稱為「系統思考與效率決策」，在過程中我就問主管們，請問大家有聽過SWOT的分析嗎？高達80％的主管都聽過。接著我就問，你們曾經用SWOT的分析，解決你在工作上或生活上的問題嗎？結果舉手的人只有10%，細問沒有使用的人才知道，原來大家雖然都聽過此工具，但是遇到問題還是使用自己的思維邏輯來解決，永遠就只有一個SOP。而有運用過SWOT分析的人，他們都說，善用SWOT分析，比較有完整的思維跟想法。

我相信每個人做事都有自己的SOP，而每件事情的源頭，其實都在解決一個問題。因此如果你可以學習一套系統性的解決問題方法，就可以更新你做事的SOP。「問題分析與決策-國際PJ法（Problem & Judgement），就是一套系統性的解決問題方法，這套方法融合了台積電解決問題的SOP，加上我這十幾年來的企業輔導經驗，所形成的一套系統性解決問題方法，在PJ法方法論中，有一個我自己很喜歡的思考工具，我稱為「目的」與「手段」，透過目的與手段，了解問題的本質。

舉個例子，前陣子有客戶找我們諮詢，他們的公司要導入Power BI的系統。

後來我就問他說，請問為什麼你們公司想做這件事情，他回答說，「是我們處長說要做的」，接著我說，「你有去了解為什麼你們的主管，想要建構Power BI這個系統嗎？」然後他就無奈地回答，「我們公司的文化，就是老闆叫你做什麼你就做什麼，比較不容許有其他的聲音」。哇！好特別的公司，心想著，如果是我在這家公司應該早就離職了。

接著我就用「目的與手段」這個思考工具，來跟他分享，公司想推行Power BI這件事情不是目的，而是手段。背後應該有一個目的。舉例來說，可能的目的就是要快速讓高階主管來做管理決策，因為現在主管做決策的時間非常的長，原因是很多的資料都散落在各個系統，希望可以透過Power BI的系統的建立，讓主管在做決策時的效率可以更快，因此釐清「目的」比思考「手段」來的重要。

以上就是兩個實用的小方法，給想要改善做事SOP的人，可以找到如何開始的思考方法。另外，值得一提的是，台積電這家公司其實在解決問題上非常重視方法論，因為透過方法論可以快速解決問題，也可以找到自己做事與解決問題的盲點。解決問題的方法，會因為時空背景，會有不斷與時俱進的方法與工具，因此每個人工作的SOP，也會因為時代進步，會不斷地更新跟優化。

最後，也期許想要改善自己做事SOP的經理人或職場工作者們，可以善用文章中提到的兩個方法，找到標竿以及可以不斷地學到許多實事求事的方法跟工具，然後盡可能在日常之中，讓自己的邏輯工具更適切，提升自己做事的思維良率，高良率才會有高報酬。

【本文反映專欄作者意見，不代表《天下學習》立場】

作者簡介

彭建文 │ 品碩創新管理顧問執行長、職場冰淇淋 Podcast節目主持人

品碩創新管理顧問創辦人兼執行長、專欄作家、暢銷書作者、前台積電營運效率部門主管，曾獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」，受兩岸數百個中大型企業請託：企業內訓、微型輔導、落地輔導。

以20年產業輔導成功經驗，融合「台積電精神DNA、世界經典管理工具、兩岸輔導實務」三大核心，創辦『國際PJ法™』即「問題分析與決策PJ法」方法論。

著有暢銷書《思維的製程》、《思維的良率》與《彭建文PJ法》。亦為商業周刊專欄作家、「職場冰淇淋」Podcast節目主持人。