簡報影響一生，人生無處不簡報，它是綜合能力的表現

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一場簡報定輸贏

公司的華東區定期要在上海進行季報，也就是業務簡報。某位同仁報告之後，我就找他到辦公室來，說他做得很好，講得很有條理，報告得非常理想。

我進一步具體地指出，他不但充分消化簡報的內容，而且言之成理、邏輯清晰，反映他的工作能力優異。我決定將他升為另一部門主管，額外加給他一些工作。他說他十分訝異，完全想不到，一份簡報竟然讓他升遷。

相反地，另一位同仁也有個值得深思的故事。他是一位業務員，某次在公司抱怨說，他跟對手競爭顧客的訂單，價格比對方漂亮，交期比對方早，很納悶為什麼會輸掉。我聽了他的說法後，就我的經驗分析，很可能是他在簡報時沒有做好，才讓他失掉生意而不自知。

啟發與迷思

上述一正一反兩個故事，給我們重要的啟發。每次簡報都是一次機會，任何人都很少有機會對老闆或客戶的Keyman做簡報，必須掌握。如果沒有認真面對，很可能錯失良機。

老闆通常不會告訴你，你簡報做得如何，只是將你升遷或讓你降職。客戶更是如此，他們不會告訴你，你的簡報出了什麼問題，只是不把訂單給你而已。這是簡報的難點，你往往不知問題何在，甚至還誤以為自己做得不錯！所以對簡報這件事，不可輕忽，要時時精進。

簡報無所不在，卻又機會難再

大部分人可能對簡報有誤會，以為要做一份「簡報檔」才是簡報。其實跟老闆或客戶閒聊、對談，或任何形式的開會、報告都是簡報。簡報的形式不是單一的，可說無所不在，有時也沒有機會讓我們準備，說來就來，我們必須靠平日累積的素養來應對。

但簡報又是「機會難再」的一件事，每次報告都是難得的表現機會。比方說，員工要見到老闆或許一季、甚至一年才一次，業務員要見到某公司總經理更可能只有一次機會，下次要再找他，也許永遠都辦不到，所以對於任何形式的簡報與表達機會，都要非常重視。

簡報有如炒菜，功夫非速成

從這個角度看來，容許我們事先準備的商務簡報，就更不能輕忽了。每場商務簡報都有它的「目標」，即使贏得聽眾注意或掌聲，卻沒有達到目標，一點意義也沒有。你必須在四個階段：簡報前的準備、簡報稿的製作、簡報時的臨場發揮、簡報後的回應，都下足功夫，才能一氣呵成，引導聽眾對你的提案或訴求買單。

我們可以用做菜請客來類比：了解客人的背景、喜好，擬好菜單，就像是擬定「簡報的架構」；依據菜單準備食材就像準備「簡報的資料」；將這些食材適當地組合，就像是進行「簡報稿製作」並設計「呈現方式」，像是主要議題與次要議題分別是什麼？報告議題的先後次序等等，都要在這個階段決定。

實際烹調、下鍋炒菜，又是另一門手藝，就像「臨場簡報」一樣，需要長久的經驗累積，例如：時間的掌握、語氣的調整、如何因應對方現場提問、如何引導對方回應你的訴求，甚至當場達成共識等等。https://academicareview.com/ 簡報既需要事前完整的沙盤推演，也要臨機應變做出良好的反應，才能獲致好結果。

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簡報前的準備必須充分，對資料知之甚詳

簡報前一定要先了解，與會者有誰？他們的層級與權限為何？是可做決策的人或是建議者？他們慣用的語言與專業領域是什麼？以此決定內容。如果可以，儘量跟對方窗口事先溝通，避免提出讓雙方尷尬的議題。

此外，簡報時一定要把我們提案的「訴求」納入，在與會者權限範圍內，提出確實可行的建議方案。若能跟對方窗口事先討論，提出可行性高的訴求，效果就會更好。

尤其，簡報者對簡報中提到的所有議題，都要知之甚詳，並備妥相關資料，事先消化過一遍。簡報最怕未經消化，盯著簡報檔照唸，若能充分消化，就不至如此，甚至可以不用看簡報檔或打開資料，侃侃而談，用自己的話來表述簡報與資料中的內容，效果絕佳。相反地，某些主管直接拿屬下提供的資料進行簡報，對內容沒有消化，當別人提出問題就很容易穿幫，甚至讓人否定其能力，不可不慎。

簡報非易事，事前事後都要準備與調整

要養成簡報的功夫，除了事前準備之外，還要加上事後的檢討與調整。

當然這是很困難的事，難點在於：我們很少有機會從對方的角度，了解他們認為你的簡報優缺點為何？我們只能從拿到訂單或掉單的結果來反推，但通常影響結果的因素，並不只是簡報這一項而已，所以檢討決非易事。

因此要調整簡報，往往只有熟悉你業務的直屬主管能做，而且他還要對相關領域非常懂才行。有時候，就連直屬主管也未必能辦到。最後，還是得自己力求精進。

簡報非易事，要像拍電影一樣慎重，事前準備時，跟主管或同仁試講，然後調整；不要怕修改，修正五次、十次都有可能，該NG重來就要NG！當然，這些過程對你都有好處，因為每修改一次就是增進一次記憶。經過練習的過程，臨場你就會知道怎麼講，表現更出色。至於事後，則需要評估哪裡講錯，哪裡時間控制不好等等，這些都很重要。

簡報是員工能力的綜合表現，台上一分鐘，台下十年功

簡報的好壞，一翻兩瞪眼。台上一分鐘，台下十年功，看似簡單的報告，實在反映了一個人的整體能力。在簡報時，如果你對內容沒有消化，前言後語欠缺邏輯架構，很容易被人找出破綻，對你的評價大為降低。

因此，對主管而言，也不妨運用公司內的會議與簡報，評估員工的綜合能力，往往可以看出一個人才是否值得重用。

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結論：每個人的一生都在簡報

簡報的形式不是單一的，可說無所不在，但又機會難再。

簡報就像炒菜，功夫無法速成，事前準備固然重要，臨場反應也不可或缺，相關能力必須靠經驗累積而得。

簡報最怕未經消化，盯著簡報檔照唸，若能充分消化，就不至如此，甚至可以不用看簡報檔或打開資料，侃侃而談，效果絕佳。

要養成簡報的功力，除了事前準備之外，還要加上事後的檢討與調整。態度要像拍電影一樣慎重，不要怕修改，該NG重來就要重來！經過這些過程，就能表現卓越。

對主管而言，也不妨運用公司內的會議與簡報，評估員工的綜合能力，往往可以看出一個人才是否值得重用。

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