兩大技巧運用ChatGPT幫助自己成為更適任的教練引導型主管

2023年7月13日上午 1:57

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作者：彭建文侯安璐

您是否想知道如何有效利用ChatGPT提升主管引領團隊的價值？

這幾年在企業變革推動的輔導現場，經常有見到許多很會處理事情，執行力與公司忠誠度都很好的資深中高階主管們，要他們做事情，把各項to do list用最高速完成，他們都可以去做，但只要談到與人相關的議題，不論是糾錯導正部屬或引導部屬更好更大的潛能，他們就會面有難色，卡超久，遲遲不知如何開始較好，或是就用自己的天然傾向，開口閉口都是跟事情數據相關，完全感受不到彼此的溫度，和部屬幾次坐下來談話後，還是都看不到部屬內心火有被點燃的任何跡象。

這時候，正是可以好好運用ChatGPT來幫助自己的時候！有一次我在一間企業內幫中高階主管群培訓教練式領導的談話技術，一位在公司有十多年資歷的研發高階主管，學習吸收極為認真，他非常認同與肯定自己必須要培養與養成另一種新的同仁對談技術，不再只是單單就進度事項追蹤與職責任務檢討模式，而是能夠透過身為主管的話語與引導，更能「啟發」出更多更多同仁腦中心中的更多工作熱誠與洞察創造。

因此，他每堂課後都會認真反覆研讀課堂授課內容，加以演練，和旗下主要中階主管要做對談與會談前，也都一定會重新設定對談目標，以及撰寫對談提問稿與回應稿，非常的用心，然後在結束對談之後，再回頭在和我的一對一教練會談中一起反思與調整這次對談不如預期的卡點，以及一一排除。

學習-撰稿-實作-反思修正，再重新跑循環，幾個月下來，平階的高階主管同事們都可以肉眼察覺到他的轉變，臉上線條更柔和，適時有笑容，可以自在的關懷同仁，在對談中讓出更多空間給同仁發揮，能適時給予提問啟發更多之前彼此沒想到的點子切入點，也更多的同理心與支持，他旗下同仁們感受更是深刻，也越來越願意主動提出自己各種的奇思妙想，互相激盪讓團隊更好。

這一個真實案例中，該位高階主管清楚意識到要養成另一種對話模式初期是需要刻意練習的，他當時每一份都是用手寫草擬對話稿的，他產出一份對話稿可能要耗掉他好幾個工作餘暇晚上時光與多拔好幾根白髮，而現在有了ChatGPT這個對話模型，其實只要掌握重要心法，以及兩個技巧，就可以更快更快產出一份對話稿！前後可能不用幾分鐘或半小時！

這邊舉一個上週我在企業內授課時，和中高階主管示範的運用方式

Prompt: 你是輔導員, 成員說很忙沒時間,請列出5個『脈絡性提問』做引導

ChatGPT: 你可以使用以下10個脈絡性提問來引導他們思考和探索：

你目前最忙的事情是什麼？它佔據了你多少時間？
你平常如何管理你的時間？是否有使用任何時間管理工具或方法？
在你的日常生活中，你覺得有哪些活動或事情是最耗時的？
你是否覺得你的忙碌程度是可控的？如果可以改變一些事情，你會選擇改變什麼？
你是否有足夠的時間來應對壓力和放鬆自己？如果沒有，你覺得為什麼會這樣？

這些脈絡性提問可以幫助成員反思他們的時間管理方式，找出潛在的問題和改進的空間，以及思考如何在忙碌的生活中創造更多的平衡。

Prompt: 你是輔導員, 成員說很忙沒時間,請列出5個『賦能性提問』做引導

ChatGPT: 你可以使用以下5個賦能性提問來引導他們思考和探索，以幫助他們找到解決問題的方法：

在你目前的生活中，你覺得哪些活動是最重要的，對你的目標和價值觀最具意義？
你是否可以將你的目標和價值觀轉化為具體的行動步驟？這樣可以幫助你更好地管理時間和資源。
是否有一些你可以分配或委派給他人的任務？這樣可以釋放出一些時間和精力。
你是否可以找到一些節省時間的方法或工具，例如自動化、委派或優化流程？
你是否有一個有效的日程表或計劃，以幫助你組織和管理你的時間？

這些賦能性提問可以激發成員思考主動解決問題的方法，鼓勵他們尋找可行的解決方案並採取行動來改善他們的時間管理和生活平衡。

Prompt: 你是輔導員, 成員說很忙沒時間,請列出5個『建設性提問』做引導

ChatGPT:你可以使用以下5個建設性提問來引導他們思考和找到解決方案：

在你的日程中，有沒有一些活動是你可以暫時延遲或完全取消的？它們是否真的是你最重要的事情？
你是否有評估過你的日常任務，看看有沒有一些可以合併或簡化的工作流程？
你是否能夠在時間表上為自己留出一些空白的時段，以處理突發事件或休息放鬆？
是否有一些你可以尋求協助的人或資源，以減輕你的工作負擔？
你是否真正專注於每個任務，還是在同時進行多個事情？專注度對提高效率很重要。

這些建設性提問可以幫助成員審視他們的時間使用方式，鼓勵他們找到具體的解決方案和行動步驟，以改善時間管理並創造更好的平衡。

有的時候，ChatGPT回答的不是很好，那就要再換另一種方式給予指令，以取得我們想要的，例如，其中一題本來我下的Prompt是「你是輔導員, 成員說很忙沒時間,請列出5個挑戰性提問做引導」它的回答很糟，不貼切且無法使用，所以我就換了一個Prompt「你是輔導員, 成員說很忙沒時間,請列出5個挑戰性提問做引導, 關於如何排除障礙與風險?」它回答的可用性就高了許多。

把運用ChatGPT幫助自己成為更適任的教練引導型主管兩技巧整理如下 :

常有初學教練引導型的主管們困擾的跟我說，他已經在修習演練之後漸漸可以做到開放好奇傾聽的基本功，但是就不太知道如何運用提問來引導對話，如何運用提問來啟發同仁有不一樣視角的思考，經常彆不住就直接用訓誡式命令式或指導式的方式說出口，因此，可以善用ChatGPT擴寫屬於你個人情境的提問資料庫，然後再多加熟悉且適時實際演練使用，再回頭修調。那指令的部份要怎麼下呢，有兩個重要的技巧。

技巧一開頭要塑造出情境

下Prompt時，很關鍵的是要告訴ChatGPT你想要它模擬的角色是什麼樣的？情境是如何的？人事時地問題狀態都可以寫一下，例如 : 「你是剛上任的主管，遇到轄下同仁進度不如預期，你想要運用教練賦能式提問引導他提升自覺與動力，請列出5個提問」像我上面的例子就是把「身為輔導員」加上「成員表示很忙沒有時間」，再舉一個例子「你是一位廠長，月kpi 檢核會議上。針對績效落後的一線主管。要如何提問促發他的發展？」

技巧二要埋入一些關鍵字

下Prompt時，另一個小技巧是在其中埋入關鍵字，例如上面的例子中，我埋入的關鍵字就是「賦能性提問」「挑戰性提問」「脈絡性提問」

加上了這一些關鍵字，再配搭上前一個小技巧的情境設定描述，產出就會滿有可用性的。

當有一些心法與技巧在運用ChatGPT時，可以在團隊引導庶務日常中，帶來什樣具體的幫助與簡化困擾排除，讓ChatGPT不只成為好幫手，更是在日常各類疑難雜症處理中擁有了一個百事可詢問的專屬對答顧問，尤其對過去相較較處理事務而非與人對話的擔當主管跨入新的團隊管理激發同仁動能範疇時，更會是很好的各方面發想的好幫手！

【本文反映專欄作者意見，不代表《天下學習》立場】

作者簡介

彭建文 │ 品碩創新管理顧問執行長、職場冰淇淋 Podcast節目主持人

品碩創新管理顧問創辦人兼執行長、專欄作家、暢銷書作者、前台積電營運效率部門主管，曾獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」，受兩岸數百個中大型企業請託：企業內訓、微型輔導、落地輔導。

以20年產業輔導成功經驗，融合「台積電精神DNA、世界經典管理工具、兩岸輔導實務」三大核心，創辦『國際PJ法™』即「問題分析與決策PJ法」方法論。

著有暢銷書《思維的製程》、《思維的良率》與《彭建文PJ法》。亦為商業周刊專欄作家、「職場冰淇淋」Podcast節目主持人。