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title: "提升工作效率：20個高效率工作必備小訣竅"
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published_at: 2023-01-16
modified_at: 2026-06-25
author: "天下學習｜Cheers快樂工作人"
category: "職場"
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# 提升工作效率：20個高效率工作必備小訣竅

By **天下學習｜Cheers快樂工作人** | 2023-01-16

「所有工作都完成，準時下班回家」幾乎是所有上班族的夢想，每天早上到公司就立志今天要完成多少多少工作，到下班時卻發現還有一大半都還沒做到，只好苦命爆肝繼續加班。要從加班地獄解脫，就從提升工作效率開始，工作效率不佳，可能是工作習慣不好，或是沒有用對工作方法，又或者可以從時間管理下手。 以下先介紹4個建立工作習慣的方法，幫助你從扭轉習慣開始，慢慢把工作效率拉上來。 訣竅1：抓出分散注意力的小蟲許多人會加班，並不是工作量過大，而是注意力時不時就被分散，一件本來能在2小時完成的工作，卻因為各種原因延長成4個小時，事情當然永遠做不完。首先就是要抓住分散你注意力的小蟲有哪些，是跳個不停的Line、隔壁同事的聊天、還是一邊開著的手遊，又或是桌上有過多的零食......，第一個要養成的習慣，就是戒斷這些注意力殺手。 訣竅2：養成聚焦的工作習慣聚精會神會提升工作效率，因此要養成「進入聚焦模式」的工作習慣，戒斷注意力小蟲還不夠，必須找到一個讓你能進入神佛勿擾的工作模式，例如戴上耳機隔絕世界、找到一隅屬於你的世界等，每個人都不一樣，但是每個人都必須有。 訣竅3：建立任務管理系統面對越來越複雜的世界，工作任務也越來越多元，許多人開始使用Evernote、Notion等筆記類的軟體，甚至專案管理工具來管理自己的工作，無論選用什麼方式，就算是用紙筆，也要能建立自己的任務管理系統，知道自己每天、每週，甚至每季要完成什麼事情，才不會永遠被事情追著跑，或是老是漏接工作。 幫助工作有效率>>高效率的5大專案管理工具，優缺點比較，選擇最適合你的專案助手！ 訣竅4：養成「作筆記」的好習慣靠腦記，不如做筆記！許多人沒有筆記的習慣，許多對接或是教學，只靠腦子記，真的到了要實作的時候，東漏一個細節，西漏一個步驟，還得回頭找人求救，浪費許多時間。建立筆記的習慣，不只幫助自己能更結構性的思考，也能讓工作更有效率。 有了好的工作習慣，還需要好的工作方法來搭配，聰明工作才能事半功倍，提高工作效率後，不只讓同仁信任你，也讓老闆離不開你。 訣竅5：學會「拆解任務」許多人工作老是卡關，就是和任務死拚到底，少了「拆解任務」這一個步驟。接到一個大任務，大到你都不確定自己是否能勝任，要提升工作效率，就是先拆解任務，把大任務拆成工作細項，並列出順序，要求救或是支援，也能很有結構性的把工作分出去，而不是硬吃任務，然後死在關卡前，熬了好多夜，卻依然沒有好成果。 訣竅6：一次只做一件事不只手機追求要多工，連人都要求要多工！但是千萬別這樣，一但多工，就無法聚焦，工作效率自然低下，不如一件一件來。大家都有這樣的經驗，正在趕手上的一個簡報，同時通訊軟體又在回其他同事的問題，然後另外的同事又麻煩你協助別的事情，一路下來忙得要死，到了下班卻發現簡報還沒做完，同事的問題也還在處理。事情有輕重緩急，別急著想要同步作完，一件一件來，反而會更有效率。 訣竅7：先作最難的事，或從最小的事情開始消滅列出每天的待辦後，你會先做哪一件事情？最難的，還是最小的？有一派的說法，先把最難的做完，後面就會越來越輕鬆；而另外一派則是告訴你先把最小的完成，因為你才能把待辦一項一項劃掉，降低事情都沒進度的焦慮感。無論是哪一派，選擇一個最適合你的方式，喜歡先苦後甘的，就從最難的開始，喜歡看著待辦有進度的被劃掉，就從最小的開始解決，搭配一次只做一件事情，才能發揮最高的工作效率。 專注再專注>>如何提升專注力？5個要訣保持專注、提升工作績效 訣竅8：辨認出高價值的工作任務，適時地抓大放小當你遇到的狀況是「事情沒有最多，只有更多」的時候，任務多到你無法掌握的狀態，是就算加班也無法翻越的高山，那麼就必須要「辦認高價值的工作任務」，做哪些事情會帶來較高的價值，學會抓大放小，如果把所有的事情都緊抓不放，只會累死自己，卻無法展現好的績效。 不僅高效工作還能展現績效>>展現績效：超越目標的15堂工作心法 訣竅9：滾動式優化，60分就先出發如果無法和主管做到百分百的確認，那麼任務最好完成60分左右就先丟出來和主管、同事確認，有任何需要修正、優化都還有調整的空間，若是把事情都百分百完成才丟出來，當要進行調整可能要拆掉重來，反而會浪費更多的精力與時間，利用滾動式的確認和優化，幫助自己在對的道路上奔跑，不用一直回頭修正航道，也是一種提升工作效率的方式。 訣竅10：有秩序的文件記錄與歸檔這件事情常常被工作者忽略了，有秩序和文件記錄與歸檔，其實能有效的提升工作效率。當主管要某一個專案、某一個產品的成效，你不會手忙腳亂地找，找到還發現只更新了一半；當要展開一個新的專案，你會有很多過去的數據、方法、策略可以從過去的文件找到，因此好好整理和歸檔文件，雖然看似比別人多花了時間，但是真正省下的時間和精力卻是數十倍，而且能快速地回應老闆的需求，就比別人多了一分機會率先往上爬。 訣竅11：減少無意義的會議要進行一個會議，包含人員集合，討論往往會花掉30分鐘以上，甚至1~2個小時，不如從現在就開始檢視一下，有哪些會議其實是無意義的會議。只要非必要討論，能用信件或通訊軟體，或是留到固定例會解決的事情，就必須學會說「不」，取消這個會議，讓這個時間回歸工作，才能避免降低工作效率。 訣竅12：提升會議效率，結構性對接，跟無效冗長的會議說「不」！是否有這樣的經驗，有的會議漫無目的的討論，好像討論熱烈，走出會議室你卻想不起來這場會議最後的待辦與結論是什麼，卻活生生花了你3個小時。要讓會議有效率，事先就必須準備好議題，並發給與會的同仁，也最好能設定好議程的時間，讓每一個議題都在有效的時間控管下產出結論與後續的待辦，下次的會議也才會有進程，讓會議變得有效率，也是讓工作更有效率的方法。 訣竅13：精簡社交，杜絕無效社交和A同事聊個寵物，再和B同事聊個孩子，時間也是無情的流逝。在公司一定會需要一定程度的社交，與同事建立關係，有了好關係，也讓工作的推進更簡單，但是要注意，千萬別讓社交成為你的時間和注意力殺手。放鬆時間和同事聊聊沒問題，但是當你進入聚焦時間時，千萬就別因為社交而分心。 擁有人脈讓事情變簡單>>累積人脈存摺：15堂創造人際複利的說話課 訣竅14：建立自己在公司的「信任感」公司是否都會有這樣的人，把事情交給他之後就會很安心，就讓自己成為這樣的人吧！建立起自己在公司的「信任感」，當你成為這樣的角色，沒有人會在中途來打擾你，或是擔心你做不好先來中間抽查，你可以用自己的節奏完成工作，工作效率自然高。 訣竅15：向上管理，主動讓主管知道你的進度除了讓同事能信任你之外，「向上管理」也是保持工作效率很重要的一環，主管是一個避不了的分散注意力的因素，他會突然想了解進度、想知道目前成效、想知道專案對接後的結果。主管簡單的一個提問，你手上正在進行的工作就會被迫停下，因此不如由你主動出擊，讓主管知道進度，降低他的焦慮，當他也對你產生「信任感」，你被打擾和干涉的狀況就會越來越少，就能好好回到工作上，不會為了主管的「突襲」疲於奔命。 讓主管了解狀況是我們的責任>>【有聲書】深思考的鍛鍊-打造將才基因系列 養成好習慣，有了好的工作方法，那麼你缺的最後一塊拼圖就是「時間管理」，有了好的時間管理其實也能降低心理的負擔。有的人放假依然不安心，拼命回著手機裡叮叮咚咚的訊息，結果一個周末下來，休息也沒有休息到，玩也不盡興，週一又開始倦怠，工作效率自然起不來。 訣竅16：番茄鐘工作法這是一個由弗朗切斯科·西里羅在1980年代發明的工作法，希望透過短時間的高度專注，和間歇性的休息，將能提升工作效率。番茄鐘工作法，以半小時為單位，25分鐘的工作時間，加5分鐘的休息時間，進行4次番茄鐘之後，要有15分鐘至半小時的休息。25分鐘的工作時間不能延長也不能縮短，當你在25分鐘內做不完時，就表示你對工作的預估錯誤，或是中途分了心，透過番茄鐘工作法，就必須好好拆解任務，並讓自己在工作的25分鐘內極度專注，休息時間就好好休息，來達成一個規律的工作與提高效率，因此番茄鐘工作法可以用於工作天內的幾個時段，幫助自己能在這些時段內高效工作。 訣竅17：找出自己的黃金工作時段既然知道了番茄鐘工作法，那麼要讓這個工作法發揮極致，就要找出自己的黃金工作時段，哪一個時段是你效率最高、最有集中力的，有人也許是一到公司吃完早餐就能精力充沛，有人可能是午餐後，或是午茶後等，就用那個時段來進行番茄鐘，用最黃金的時段讓工作效率發揮到最高點。 高效產出>>突破資源限制的敏捷管理術 訣竅18：切分工作時間，不要隨時隨地回覆訊息，固定時間回覆更有效率通訊軟體的大幅度使用，現在的工作者都至少有一個以上的通訊軟體用於工作上的溝通，再加上Email，其實一整天都在被外部訊息干擾，不如把時間做出好的切分，你可以只在某些時段做訊息的確認和回覆，當同事也理解你不是不回，而是會在某些時段回時，他們也自然會在那些時段做溝通，也是一個能提升工作效率的好方式，否則一整天都在回訊息，到下班才發現今天該做的一項都還沒開始。 訣竅19：安排休息時間的活動，許自己一個期待如同上一段所說明，大家長時間被通訊軟體制約，休假期間也總是被手機上的未讀訊息小紅點召喚，開始回覆各種工作。但是，沒有獲得「真正的休息」，反而會讓工作日感到疲憊，工作效率不彰，因此為自己的休息時間好好安排休息活動，並堅定執行，讓自己習慣休息的模式，降低內心對工作的焦慮，得到真正的休息，同時擁有一個休息日的目標，也會讓你有一個期待，會更有效率地在休息日前把工作完成。 訣竅20：建立年度時間表，明確規範休息的時間除了週間的休息日，放到年度來說，如果能先好好的規劃，也能達到相同的效果。知道自己一個月後要出國玩了，這一個月內會帶著正能量把很多工作都先高速完成。建立年度時間表的用意就是要讓自己「習慣休息」，擺脫休假不休假的窘境了。 工作要高效，生活也要高效>>高效人生：啟動14天能量計畫 提升工作效率是每一個工作人的期盼，但是除了高速燃燒自己外，也要讓自己徹底放鬆、聰明休息，透過習慣的養成，工作方式的轉變，以及時間的管理，讓自己不再被事情追著跑，而是能綜觀全局，掌握自己的生活與工作效率，進而擺脫工作焦慮。