解題高手怎麼做？建構系統性思考的能力，從根源解決難題

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作者：彭建文 侯安璐

前些日子協助一家傳統的國際大廠，傳授問題分析與決策-國際ＰＪ法，授課的方式是運用國際版權的國際PJ法思考圖，課程結束後，有位身高超過180公分，非常帥氣的Kenny，跑來講台前，請教我們問題．

Kenny是我課堂上的學員，年輕、認真，下課時，他滿面愁容，感覺身心俱疲的跟我說：「老師，我超困擾的，在這工作上一直不斷的加班，加班，再加班，工時實在是太長了！」

請問老師，如果我想運用今天所學的高效解題PRA三部曲來解決此問題，請問應該要如何解決呢？我立即就跟Kenny說，當然可以解決，等我一下，我先上個洗手間再回來告訴你．

好了，Kenny讓我來告訴你．首先我們先複習一下高效解題三部曲PRA，在「高效解題三部曲PRA」中，解決問題的過程，分為三個部曲，分別是：

1. 辨識問題 (Problem)

2. 分析問題 (Root Cause)

3. 思考對策 (Action)

綜觀這三部曲背後的思維邏輯，其實都是一個由「發散」走向「收斂」的過程。具體來說是什麼意思呢？

我就以你的問題，『工作上一直不斷的加班，加班，再加班，工時實在是太長了』，讓我來一一分享與解析。

第一階段：辨識問題 (Problem)

當你遇到問題時，或是接到上級交派的任務，我會建議你，第一件事最好是先慢下來，不要急著動手解決問題。

解決問題的第一部曲，我們要先來試著「辨識問題」，也就是要透過不同的提問角度，了解問題的樣貌，並在過程中釐清上級與自己真正的想法。這個過程，背後體現的就是「發散」的思維。接著要「收斂」的思維，幫助你整理蒐集到的資訊，精準地辨識、定義出你最該花時間和心力解決的問題。

學員Kenny問的這一個問題 : 「工時太長」我就問他，你一週工時幾小時？他說，每週會加班兩到三天，平均一週大概50-60小時。那我再問，那你希望一週工時可維持在多少？他說希望40-50小時之間。 我們從第一個角度來定義他的問題，差異在於多加班的10小時，之後就可以在下個階段持續探討與分析問題，分析一下那多加班的10小時都在做什麼樣的任務與工作。 再則，這個他希望40-50一週工時的目標，如果再發散考量他現有公司所有同仁的工時平均值，可能我們對問題會有一些很不一樣的看法，例如，他現在一週工時感覺到太長是50-60小時，但同事們平均都遠高於這個時數，那或許他最該花時間心力解決的問題，是去換個不同環境或產業。 再另外一個角度是，他想解決「工時太長」這個問題，背後是想解決什麼問題？他提到的問題是「沒有空做自己的事」，那我問他，如果有空，你會想做什麼？他想做的是學習英文，讓自己英文變好變強，那你英文現況是多益幾分，你想變成幾分？他目前是多益400分，想變成至少700分以上，那就是從另一角度界定出問題，這時工時長就不是真正的問題，真正的問題就變成了如何提升英文。

「辨識問題」這個階段，可以幫助我們好好的看一下問題真正的樣貌，以及我們要花心力處理的問題到底是什麼？有時候這樣重新辨識問題且細心觀察後，問題的答案就在其中了。解決問題的第一步是正確地定義問題本身。愛因斯坦也曾說過：「問題本身的界定，要比其解決方法更為重要。」

第二部曲：分析問題 (Root Cause)

這一步，深入找出引發問題的原因到底是什麼。

以剛我們從第一角度找出的問題「工時太長，一週較目標值多了10小時」的問題。Kenny統計完後，假設發現工時太長的任務，85%是承擔他人業務、其次10%是白天會議過多占掉的工時補進度。盤點這個多的10小時任務狀況及原因的過程，體現的就是「發散」的邏輯。

有了這條線索，你可以再往下追查原來承擔他人業務的原因是公司人力縮編、自己個性無法拒絕、老闆重用自己造成。如果能針對這些原因，再往下追查下去，規劃出解決對策，是不是就能降低工時，進而解決「工時太長」的問題？

從分析工時較期待多出的10小時，再到找出「承擔他人業務」、「公司人力縮編造成」、「疫情後產業環境改變，公司要轉型」的這些線索，以及後續深入追查的過程，背後體現的就是「收斂」的邏輯。

第三部曲：思考對策 (Action)

在這個階段，我會請你盡可能讓思維「發散」，多想幾個可能的問題解決對策；有了眾多選項後，至少要3個以上對策，如果能5-10個更好，之後再運用方法層層篩選，選用準則過濾出相對好的對策，「收斂」出最終要執行的對策，進而將問題解決。

以上這是運用高效解題三部曲PRA來分析與拆解Kenny 的問題，Kenny 聽完之後，直呼這個方法太厲害，短短10分鐘，就理出了很清楚的問題解決思路．謝謝老師．

今天我將我獨創的「國際PJ法（Problem & Judgement）」整合成更泛用、更簡單易懂的「高效解題三部曲PRA」，面對沒遇過、沒學過、沒預警、沒解答的難題，也能順利化解的思考技術，希望不分領域的大家都能建立這套系統化的思考方式。

與其當顆硬碟，遇到問題時只憑過去的經驗解決問題，不如讓自己成為「一套解決問題的系統」，最後也希望「高效解題PRA三部曲」的思考邏輯與技術，可以讓大家輕鬆擁有跨領域系統化的思考方式，解決職場上的突發難題。

「真正的問題解決者是那些看到問題中的機會的人。」拉爾夫·瓦爾多·愛默生曾這樣說。「問題是智慧的試金石，它考驗著我們的創造力和毅力。」- 喬治·華盛頓。而擁有「高效解題PRA三部曲」的思考技術，就能讓你輕鬆的看到問題中的機會，同時在經歷問題解決過程之後，擁有屬於你自己個人系統的智慧。

作者簡介

彭建文 │ 品碩創新管理顧問執行長、職場冰淇淋 Podcast節目主持人

品碩創新管理顧問創辦人兼執行長、專欄作家、暢銷書作者、前台積電營運效率部門主管，曾獲「台積師鐸獎、卓越工程師獎」，受兩岸數百個中大型企業請託：企業內訓、微型輔導、落地輔導。

以20年產業輔導成功經驗，融合「台積電精神DNA、世界經典管理工具、兩岸輔導實務」三大核心，創辦『國際PJ法™』即「問題分析與決策PJ法」方法論。

著有暢銷書《思維的製程》、《思維的良率》與《彭建文PJ法》。亦為商業周刊專欄作家、「職場冰淇淋」Podcast節目主持人。