【圖解】時間總不夠用、想揮別瞎忙人生？請從善用「時間管理３大神器」開始

你是否經常這樣想：為什麼每天上班都累得像條狗，「該做的事」與「想做的事」之間永遠找不到交集？為什麼明明不是在「坐牢」，「自由」二字卻顯得如此珍貴？如果你覺得扼殺自由的元凶是工作或老闆，那就大錯特錯了。

請記得，時間的掌控權永遠操之在己！關於如何揮別瞎忙人生，在忙碌中仍享有從容，不妨善用時間管理的3項「神器」，包括管理學大 師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的「時間管理矩陣」，幫助釐清重要性與急迫性，以及著有《讓工作自由》的加拿大傑出激勵講師麥可‧ 邦吉‧史戴尼爾（Michael Bungay Stanier）建議的工作分類法、工作地圖，讓你把有限時間放在 「對」的事情，人生更有餘裕！

神器1：時間管理矩陣

柯維曾做過研究，請受訪者依重要性和急迫性來為自己的工作分類。結果發現，他們將多數的時間都花在緊急、但不重要的事情上，結果反而抽不出時間處理真正重要的事。

為了確保自己的時間沒有誤用，可以利用時間管理矩陣，排列工作的優先順序。將每日面對的事情， 以「重要」程度為縱軸，「緊急」程度作為橫軸，劃分成矩陣，時時檢視，是不是花了太多時間在「第三象限」（緊急但不重要）、而非真正關鍵的「第二象限」（不緊急但重要）事情？

第一象限：緊急又重要

這類事情如果處理不當，會導致嚴重後果，因此要立即因應，例如安全危機、產品品質問題、高層主管在重要會議中需要的報告等。一般來說，如果你事先做好規劃，碰到這類事情的機會很小。

第二象限：不緊急但重要

這個象限裡的事情，才是真正應該全心投入的。在確認這類事情之後，一定要趁著時間還算寬裕之 際，按部就班地執行，以免它落入第一象限，變成既緊急又重要的事。

第三象限：緊急但不重要

通常這些都是急如星火的瑣事，卻跟你的工作目標不相關，例如趕在開會前列印資料、接聽電話等。 這種急迫的事情一定要處理，但是花愈少時間愈好，必要時交給部屬執行。此外，有些人會因為自己特別喜歡某項工作，而誤認為這項工作「很重要」，花了太多時間在上頭。因此，仔細思考工作內容，千萬別掉入這種迷思當中。

第四象限：不緊急也不重要

基本上，這類事情既沒有時間壓力，也與你的工作目標無關，可以留到最後有空時再做，例如為電腦備份、掃毒。 值得一提的是，落入這個象限的工作如果拖延太久，也有可能會上升至第一象限，因此不要完全置之不理，最好隔一陣子就檢視一番。

神器2：小事、正事、大事分類

小事（Bad Work）

這些瑣事會浪費時間，也不是值得自己全心投 入、或希望被指派的任務。小事通常是指對自己意義不高的事情。

正事（Good Work）

指那些「有用、具生產力、而且自己很熟悉，可以做得很好」的事情。正事可以帶來舒適感、成長動能跟成功，它可能有趣又令你投入，但也可能單調、平凡。不過，因為你知道它的必要性，所以願意花時間。

大事（Great Work）

這是真正重要的工作，能帶給人生啟發 https://ej.ejsst.com/，有意義又有影響力。當然，伴隨它的挑戰性，另一面則是 風險與不確定。它可能從來沒做過而失敗，但更可能帶來前所未有的成就感，並讓你重新認識自己。

區分小事、正事、大事後，接下來，把各自的比重運用圓餅圖畫出來，檢視這個「時間派餅」目前 的結構，在每個區塊中寫下兩個代表性的例子。然後開始思考：這樣的分配透露什麼訊息？理想的比例該是什麼？

通常一個人會覺得自由、有成就感，都是因為 「大事」佔到相當的比重。像《從 A 到 A+》一書 的作者吉姆 ‧ 柯林斯（Jim Collins）計算他理想的 「大事組合」，就是花 50％的時間在創意工作上，30％教書，剩下 20％用來休息。

反過來說，絕大多數人的困擾則來自「大事」的 時間不斷被其他兩項壓縮，但光是煩惱無濟於事，就像《紫牛》作者賽斯‧高汀（Seth Godin）講的： 「讓大事從此不見天日的理由就是安於現狀，如果你真的相信大事很重要，就從現在開始。」

神器3：工作地圖

當然，要做更多的「大事」，勢必得捨棄一些其他的活動。史戴尼爾指出，要釐清各種任務間的優先順序，「工作地圖」是另一個很好的工具。

這個工作地圖中有 4 個象限，你不妨把每週的工作內容清晰列在各象限中，然後自然能得到下一步驟的處理方式。 關於「你在乎，但別人不在乎」的事務，你有幾個方法來因應，包括：

暗中進行：看看結果是否能引起其他人的注意跟興趣。

重新歸類：用不同的方法溝通，讓別人了解它對組織或其他人的價值。

到別的地方做：要是目前的職位、部門或公司真的沒有任何空間讓你能做這件事，你就只能犧牲其他時 間了。或者，另一個比較極端的方法是：找個希望你做這件事的組織。