資訊爆炸時代如何精準吸收有用資訊？５步驟培養讓你贏過別人的「情報力」

2020年11月9日上午 10:21

職場

早上8點，擔任業務部經理的馬克進到辦公室。一打開電腦，信箱裡湧入48封新郵件，還有10幾封待回郵件。接著，他從公事包拿出兩本商業雜誌、一疊銷售報表，他告訴自己：「今天一定要抽時間看完。」

只是，馬克突然想到下星期的年度趨勢報告還沒準備好，心情頓時煩躁起來。光靠關鍵字蒐尋，似乎沒辦法形成有見地的觀點。他想，應該要再查一下Facebook、重要部落格上的動態訊息。此外，他訂閱的幾份電子刊物，也累積好一陣子沒看了。

這是個資訊爆炸的時代，多數人都像馬克一樣，被事情追著跑，被龐大資訊壓得喘不過氣來，但又不能棄之不顧。的確，面對資訊洪流，你絕對有積極因應的101個理由。

趨勢大師大前研一在《再啟動》一書中指出，現在我們面對的是一種金錢與資訊都跨越國境的無國界經濟，以網路空間為經濟活動中心。工作人若想在新經濟中存活下去，首先就要在「資訊戰」中勝出，需要的能力包括資訊的蒐集力、整理力與分析力。

在此，我們可統稱為「情報力」。情報氾濫的年代，更需要情報力。這種能力的養成，需要時間，也需要鍛鍊。而綜合專家的建議，培養情報力確實有幾個步驟可循。

Step 1 訂目標，決定用途

對我們來說，眼前的難題是：不需要的資訊一大堆，需要的資訊卻找不到。我們要如何處理每天接收的資訊？哪些資訊該保存？哪些毋須理會？

Google前資訊長梅瑞爾（Douglas C. Merrill）在《Google時代一定要會的整理術》中點出一個要訣：「你的目標就是你的指引。」每個人對資訊的蒐集與處理，都要有自己的想法，根據你的需求及興趣設定目標。

設定目標可以讓你判斷資訊的用途，決定什麼樣的資訊瀏覽即可，什麼樣的資訊需要細讀，以及你需要多少資訊量。舉例來說，假設你瀏覽網路新聞時看到一則報導：麥金塔電腦在企業用戶的普及率提高，還有數據佐證。雖然當下用不到，但對在電腦產業工作的你來說，將來可能會派上用場，這就是應立刻蒐集保存的資訊。

一般來說，我們每天接收的資訊可以分為兩種，一種是背景資料，另一種則是與工作相關的資料。背景資料包括事實、趨勢、觀點及意見的陳述等，它們可以建構我們的世界觀，資料愈精確，我們對周遭事物的感受力會愈高，常識會愈豐富，決策的品質也會愈好。

蒐集背景資料有幾個主要來源：

蒐集背景資料的管道不一而足，通常也會耗費較長時間，平時就要做足功課，才能逐日累積。至於與工作相關的資料，則是基於特定目的而蒐集的情報，例如，某個消費族群的數目及可支配所得、國民失業率、未來10年老年人口的成長比例等。

背景資料與工作相關資料必須互相搭配，才能發揮力量。例如，你只知道未來10年老年人口會快速增加，但對於老年人的特性、喜好、煩惱、社經地位等卻一無所知，那麼，就算拿著人口增加的數字，也不知道能做什麼用。

現代人蒐集豐沛的情報量並非難事，難就難在資訊實在太多了，你必須加以過濾才行。曾經身為Google資訊長，終日與資訊為伍，梅瑞爾給讀者的衷心建議是：「唯有真正需要的東西才記進腦子裡。」「我只挑出跟目標相符、被認定是重要的資訊，剩下的一律不管，」梅瑞爾說。

過濾情報第一件要做的事，就是判斷資訊來源的可信度。如果你認為資訊來源很可疑，就先把它過濾掉，不要浪費時間去閱讀它們。專家建議，最好的做法就是建立自己的情報庫。

例如，大前研一在《再啟動》一書中分享，他會習慣設定幾個可信度高的新聞網站，如《日本經濟新聞》、《讀賣新聞》、《朝日新聞》、BBC、 CNN 等，然後利用RSS（Rich Site Summary，可以從各網站上，將最新資訊的標題與摘要彙整為特別格式的功能）的技術，收集最新的新聞報導。

另外，你可以透過閱讀技巧來過濾資訊。如果你閱讀的是印刷資訊，梅瑞爾建議你：善用螢光筆。第一次閱讀時，快速瀏覽，先把可能重要的資訊標示出來。接下來，只要再重讀螢光筆標示的段落就好了。這個功夫做久了，你往往會發現，螢光筆標示的區塊，彼此間有著一定的關聯與脈絡，資訊因而變得更容易理解與記憶。