天下學習 ‧ 職場溝通協同工具

個人使用說明書

寫下你的工作習慣、溝通偏好與合作契合點。建立透明對話，減少團隊猜測與內耗！

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01
我的最佳工作狀態
什麼樣的工作方式，最能讓你發揮？
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可以寫到：你的工作時間、節奏，以及你比較喜歡自己專心完成，還是邊做邊討論。
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我習慣在上午處理需要深度思考的企劃，下午比較適合開會與討論。
重要事情我喜歡先自己想過一輪，再跟大家討論。
我習慣先抓出最重要的兩三件事，再安排其他工作。
02
我的溝通偏好與習慣
【進度同步】平常工作進行中，你希望怎麼同步進度？
必填
可以寫到：多久同步一次、用什麼方式，以及你最希望先知道哪些事情。
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一般進度用訊息簡單同步就可以，重要節點再找我討論。
我喜歡固定每週同步一次，先告訴我目前進度、有沒有風險，以及下一步。
如果事情都照計畫進行，不需要每件事都回報；但方向或時程有變化，請提早讓我知道。
【緊急溝通】事情很急，或可能出問題時，你希望對方怎麼找你？
必填
可以寫到：什麼情況不要等、最快找到你的方式，以及還沒有完整答案時要不要先告訴你。
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如果事情可能影響 deadline、客戶或其他人的工作，不用等有完整解法，先讓我知道。
真的很急請直接打電話或傳即時訊息，不要只寄 Email 等我看到。
只要你覺得事情可能變嚴重，就可以先來找我。我們可以一起把問題弄清楚。
【其他習慣】還有沒有哪一種溝通習慣，是你希望一起工作的人先知道的？
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可以寫到：開會方式、非工作時間、交代新任務，或其他你經常遇到的工作情境。
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交代新的任務時，如果可以先告訴我為什麼要做、期待的結果和期限，我會比較容易掌握方向。
晚上或週末可以傳訊息給我，但如果不是急事，我通常會在下一個工作日回覆。
比較複雜的事情，我喜歡先看到一點背景資料，再一起討論。
03
如何給我反饋與建議
當別人想提醒你、給你建議或 Feedback，怎麼說你最容易聽進去？
必填
可以寫到：你希望在什麼時候、什麼場合談，以及對方怎麼說，會讓你比較容易理解和調整。
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如果有需要我調整的地方，我希望私下直接跟我說。告訴我具體發生了什麼，以及你期待我怎麼做，會最有幫助。
我喜歡及時的 Feedback，不用等到正式的 1-on-1；只要聚焦在事情本身，不要變成對人的評價就好。
比較重要的 Feedback，我希望找一個時間好好談。除了告訴我哪裡需要調整，也可以讓我知道這件事造成了什麼影響。
【肯定方式】如果是肯定我，我最有感的是：
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可以寫到：什麼樣的肯定方式，會讓你清楚知道自己的貢獻被看見。
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直接告訴我是哪一件事做得好，以及它帶來了什麼幫助。
不用很正式，事情發生的時候告訴我，我就會很有感。
04
我的職場地雷
哪些情況最容易讓你有壓力、感到不舒服，或讓彼此產生誤解？
必填
可以寫到：你特別在意的工作情境、容易被誤解的反應，以及你希望對方怎麼做會比較好。
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如果事情已經出現風險，卻到最後一刻才讓我知道，我會很有壓力。即使還沒有完整解法，也希望可以先讓我知道。
如果只丟一句「這你處理一下」，卻沒有背景、目標或標準，我會比較難判斷。這種情況如果能多說一點 Why 和期待結果，會幫助我很多。
我不太喜歡在公開場合，突然被問還沒有確認過的資訊。重要問題如果可以先讓我知道，我會比較能準備完整。
【壓力反應】壓力大的時候，我可能會：
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寫下你在壓力下可能出現、也容易被別人誤解的反應。
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我壓力大的時候，回覆會變短、講話會比較直接，不一定代表我在生氣。
我有壓力時會變得比較安靜，也比較少主動說話。
05
我需要的支持與求助訊號
當你卡住、遇到困難或壓力很大時，別人可以怎麼看出來？又可以怎麼幫你？
必填
可以寫到：你遇到壓力時會出現什麼變化，以及這個時候，主管或夥伴做什麼對你最有幫助。
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我壓力大的時候通常會變得比較安靜、話變少。如果你發現了，可以多問我一句：「現在是不是有什麼地方卡住了？」
我遇到問題時很容易先自己撐一段時間。如果你發現我一直卡在同一件事，可以陪我一起把問題和優先順序理清楚。
我卡住的時候不一定需要你立刻給答案。有時候先聽我把事情講完，幫我把問題想清楚，就已經很有幫助。
Personal User Manual

Alex 的個人使用說明書

💡 情境應用建議
👔 如果你帶團隊
下次 1-on-1，可以先把自己的使用說明書給對方看。不要只叫部屬告訴你怎麼跟他合作，你也先讓他知道怎麼跟你合作。
🤝 如果你想讓團隊更了解彼此
找一次團隊會議，大家一起寫，再交換看看。很多時候你會發現：「原來我一直以為他是這樣，其實不是。」
📁 如果你希望它真的留在工作裡
可以把每個人的使用說明書放在團隊共用資料夾，新人加入時也可以一起看。過一段時間再更新就好。
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Rose 的小提醒
很多時候，我們合作得不順，不一定是誰能力不好，而是有太多事情只能靠猜測。試著把自己的工作方式、溝通習慣，還有需要什麼支持說清楚，可以少掉很多不必要的小劇場，也更容易好好合作。